پرش به محتوا
خانه » مدیریت زمان و ناگفته‌های آن!

مدیریت زمان و ناگفته‌های آن!

  • از


در این دوره و زمانه زندگی به گونه ای است که به نظر می رسد هرگز زمان کافی برای انجام همه کارها وجود ندارد. در این میان، کارهایی مانند چت کردن با همکاران یا جلسات ناکارآمد از جمله رایج ترین فعالیت هایی است که ظاهراً «اتلاف وقت» هستند. به عبارتی، عادات و فعالیت های روزانه ای وجود دارد که زمان ما را می خورند و بهره وری ما را در محل کار کاهش می دهند، پس براب جلوگیری از این موارد به مدیریت زمان نیاز دارید.

بیشتر فعالیت‌هایی که اتلاف وقت در نظر گرفته می شوند، صرفاً روتین‌هایی هستند که تأثیر مثبتی بر زندگی فرد ندارند. همچنین، کارهای با مسئولیت زیادی که در ظاهر سازنده هستند اما پیشرفت فرد در آن زیاد نیست.

چه دورکار باشید چه در اداره و شرکت کار کنید، عادت های اتلاف وقتی وجود دارند که باید مراقب آنها باشید. در ادامه برخی از آنها معرفی می شوند.

علم پشت عاداتی که زمان ما را هدر می دهد

بر اساس فرهنگ لغت کمبریج، اتلاف وقت «چیزی است که باعث می‌شود شخص دیگر وقت خود را برای انجام کاری تلف کند که در پس آن، نتیجه خوبی به دست نمی‌آید». به عبارت دیگر، اتلاف وقت، فعالیت یا فردی است که ما را از بهره وری باز می دارد.

اتلاف وقت می تواند اشکال مختلفی داشته باشد، از جستجو در رسانه های اجتماعی گرفته تا جلسات غیرسازنده. و در حالی که هر کس محرک های مختلف و متفاوتی برای اتلاف وقت دارد، برخی از این محرک ها در همه مردم مشترک هستند. هدر دهنده‌های زمان شامل موارد زیر می‌شود:

همزمان انجام دادن کارها

یکی از متداول‌ترین هدردهنده های زمان، انجام چند کار به طور همزمان است. وقتی سعی می‌کنیم دو کار را همزمان انجام دهیم، مغزمان سخت‌تر و با کارایی کمتری نسبت به زمانی که فقط روی یک کار تمرکز می‌کردیم کار می‌کند. این می تواند منجر به اشتباهات و کاهش بهره وری تا ۴۰٪ شود.

کمال‌گرایی

یکی دیگر از موارد مرسوم اتلاف وقت، کمال گرایی است. تلاش برای برآورده کردن استانداردهای غیر واقعی می تواند ما را به سمت صرف ساعت ها روی کارهایی سوق دهد که می توانستند سریعتر و آسان تر انجام شوند. این مورد، ممکن است جو مثبت تیم را نیز تهدید کند و مانع موفقیت پروژه شود.

به گفته برخی از کارشناسان، ممکن است دلایل روانی در پشت تمایل ما به اتلاف وقت وجود داشته باشد. افراد مبتلا به ADHD ممکن است در تمرکز بر تکالیف مشکل داشته باشند و احتمال دارد بیشتر درگیر فعالیت هایی باشند که رضایت آنی را فراهم می کند. به تعویق انداختن کار نیز می تواند نشانه ای از اضطراب یا افسردگی باشد. اگر متوجه شدید که مکررا وقت خود را تلف می‌کنید و این بر توانایی شما برای عملکرد روزمره تأثیر می‌گذارد، ارزش آن را دارد که با یک پزشک صحبت کنید.

در دنیای پر سرعت، افتادن در دام اتلاف وقت در محل کار آسان است. خواه چک کردن ایمیل شخصی، مرور رسانه های اجتماعی یا شرکت در چت کولر آبی، حواس پرتی های بالقوه زیادی وجود دارد.

۱. همکاران پرحرف

همکاران پرحرف می توانند باعث کاهش بهره وری شوند و اغلب تمرکز و توجه را مختل می کنند. یکی از راه‌های برخورد با همکاران پرحرف، استفاده از مسدودکننده های زمانی است. این مسدودکننده ها شامل اختصاص دادن بازه های زمانی خاص به انجام کارها می شود. در این حین، همکارانتان باید بدانند در آن زمان‌ها در دسترس نیستید.

با این کار می توانید وقفه ها را به حداقل برسانید و بهره وری خود را به حداکثر برسانید.

۲. بی نظمی

تأثیر بی نظمی می‌تواند برای کارمندان دورکار، که اغلب برای حفظ جدایی بین زندگی شخصی و کاری خود تلاش می‌کنند، بیشتر باشد. فضاهای کاری کثیف می توانند حواس ما را با محرک های بیش از حد پرت کنند، رسیدن به آرامش را برایمان دشوار کنند و استرس را افزایش دهند.

در این حالت، نه تنها وقت خود را برای تمرکز مجدد تلف می کنید، بلکه زمان گرانبهایی را نیز صرف جستجوی وسایلی می کنید که برای کار خود به آن نیاز دارید.

۳. اثبات اینکه در حال کار هستید

پژوهشی اخیر نشان داد که کارمندان دورکار بیشتر انرژی خود را را صرف اینکه در حال انجام کار هستند، می کنند تا اینکه واقعا کار کنند. حدود یک سوم کارمندان دورکار معتقدند در هنگام دورکاری فشار مضاعفی را برای نشان دادن خود به مدیران و رهبران باید تحمل کنند.

این «تئاتر زایا» به صورت به روزرسانی های طولانی مدت، ارتباط بیش از حد و رگبار دائمی تماس ها برای به روزرسانی است. درست است که مدیران می خواهند از تیمشان در حال کار با خبر باشند اما متاسفانه این نوع فرهنگ نظارت مداوم بیشتر مخرب است و نتیجه معکوس دارد. به همین دلیل، کارمندان بیشتر ترجیح می دهند در محل کار باشند تا دورکاری.

۴. جلسات غیر ضروری

اکثر مردم ناامیدی ناشی از نشستن در یک جلسه طولانی و بیهوده را تجربه کرده اند. در دنیای تجاری پرشتاب امروزی، زمان همیشه در اولویت قرار دارد و توجیه صرف ساعت‌ها در جلسه‌ای که می‌توانست به راحتی از طریق ایمیل انجام شود، دشوار است.

۷۰ درصد از تمام جلسات، کارمندان را از کار بر روی وظایفی که در دست دارند، باز می دارد. این مسئله به نوبه خود پیشرفت آنها را متوقف می کند. لازم به ذکر است کارمندان حداقل چهار ساعت در هفته را صرف آماده شدن برای جلسات به روز رسانی وضعیت می کنند.

۵. رسانه های اجتماعی و سایر موارد آنلاین مختل کننده حواس

رسانه های اجتماعی و سایر موارد آنلاین مختل کننده حواس برای بسیاری از مردم یک مشکل بزرگ است. بر اساس آمار، مردم هر روز حدود دو ساعت و بیست و هفت دقیقه را در رسانه های اجتماعی سپری می کنند و این زمان همچنان در حال افزایش است. این زمان تلف شده نه تنها بهره وری را از بین می برد، بلکه می تواند منجر به مشکلات سلامت روانی مانند اضطراب و افسردگی نیز شود.

مطالعات نشان داده است که هر فرد به طور متوسط ​​حدود دو ساعت در روز را به دلایل شخصی صرف گشت و گذار در اینترنت می کند. این بدان معناست که در عرض یک سال، بیش از ۵۰۰ ساعت در وبگردی تلف می شود.

۶. چک کردن ایمیل ها

گرفتار شدن در چرخه دائمی چک کردن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها آسان است. از آنجایی که فرهنگ کسب و کار ما در حال تکامل است و کار از راه دور رایج شده، ۸۶٪ از متخصصان از ایمیل به عنوان روش ارتباطی ترجیحی خود استفاده می کنند.

۷. انجام چندکار باهم

چه در حال تقلب در مسئولیت های کاری و خانوادگی باشیم و چه صرفاً سعی می کنیم در طول یک رفت و آمد طولانی سرگرم باشیم، انجام چند کار باهم به امری عادی تبدیل شده است. اما اگرچه انجام چند کار به طور همزمان ممکن است به ما کمک کند احساس بهره وری بیشتری داشته باشیم، تحقیقات اخیر نشان می دهد که این کار می تواند منجر به عملکرد ضعیف تر فرد شود.

بنابراین، دفعه بعدی که در همه کارهایی که باید انجام دهید غرق شدید، سعی کنید هر بار فقط روی یک کار تمرکز کنید. در این حالت خواهید دید کارهای بیشتری را در زمان کمتر و با استرس کمتر انجام می دهید.

۸. عدم تقسیم کار

اغلب اوقات، ما کاری را به دیگران محول نمی‌کنیم، زیرا اعتماد به دیگران برای انجام یک کار به همان خوبی که خودمان می‌توانیم انجام دهیم، دشوار است. ممکن است در گذشته تجربیات بدی از افرادی داشته باشیم که  وظیفه محول شده را به درستی انجام ندادند، یا شاید دوست داشته باشیم که کنترل کارها را در دست داشته باشیم. دلیل دیگر می تواند ناشی از کمال گرایی باشد که نقش و اثربخشی شما را در کار تیمی کاهش می دهد.

به هر دلیلی، عدم تقسیم کار می تواند استرس زیادی به ما وارد کند. از این گذشته ، ما نمی توانیم همه کارها را خودمان انجام دهیم! یک راه خوب برای شروع تقسیم کار، دادن کارهای ساده به افرادی است که به آنها اعتماد دارید.

۹. انجام وظایف همکار دیگرتان

در محیط کار کار گروهی بسیار تشویق می شود، اما انجام بیش از حد آن در واقع می تواند مانع بهره وری شود. اگرچه انجام گاه به گاه وظایف دیگران و کار گروهی باعث ایجاد رفاقت در تیم می شود، با اینحال مهم است هنگامی که احساس می کنید بیش از حد کار می کنید یا در انجام وظایف خود پیشرفتی ندارید، مرزها را مشخص کنید. آنچه را که می توانید، تمام کنید و سعی نکنید لقمه بزرگتر از دهانتان بردارید.

۱۰. کارمندان بخش مدیریت جزئی

هیچ کس دوست ندارد تحت مدیریت خرد باشد. این عمل منجر به بی انگیزگی، احساس شرم و سرکوب خلاقیت و نوآوری می شود. با این حال، بسیاری از ما در مقطعی از حرفه خود، تجربۀ تلخ کار برای مدیر جزئی را تجربه کرده‌ایم.

مدیریت خرد یک سبک رهبری ناکارآمد و یکی از عوامل اتلاف وقت در محل کار است. خواه رئیسی باشد که دائماً وظایفی را به ما محول می کند یا همکاری که احساس می کند باید برای هر تصمیمی اظهار نظر کند. مدیران خرد می توانند زندگی کاری ما را به یک کابوس زنده تبدیل کنند.

۱۱. سازماندهی نکردن کارها پیش از موعد مقررشان

یکی از بزرگترین عوامل قاتل بهره وری در محل کار وقت نگذاشتن برای سازماندهی کارها و وظایف، زودتر از موعد مقرر است. بر اساس پژوهش اخیر، به طور متوسط ​​ کارمندان حداقل دو ساعت در روز (۲۵ درصد از هفته کاری خود) را صرف جستجوی اسناد، اطلاعات یا افرادی می کنند که برای انجام کارهای خود به آنها نیاز دارند.

با سازماندهی پیش از موعد، برای مواقعی که کار ضرب الاجل می شود آماده خواهید بود و کار شما بی عجله انجام می شود.

۱۲. مشغله کاری

کارهای پرمشغله به کارهایین گفته می شود که معمولاً زایا یا دارای ارزش ذاتی به نظر می رسند اما فقط یک نفر را مشغول می کند. نمونه‌های متداول کارهای پرمشغله عبارتند از سازمان‌دهی اسناد، انجام وظایف و کدگذاری صفحات گسترده.

دلیل اینکه اغلب مشغول کارهای پرمشغله می شویم این است که وقتی هیچ کار معنی داری انجام نمی دهیم احساس کنیم سازنده هستیم. این موضوع به ویژه در دنیای کسب و کار صادق است، جایی که فشار برای مشغول و سازنده به نظر رسیدن، بسیار شدید است و همه کارمندان سعی می کنند سازنده و مشغول به نظر برسند.

با این حال، زیاده روی در کارهای پرمشغله می تواند منجر به فرسایش شغلی شود و ما را از تمرکز بر کارهای مهم باز دارد. به همین دلیل لازم است تا ذهنیت شلوغ را کنار بگذارید و به جای کمیت کار بر کیفیت آن تمرکز کنید.

افتادن در دام این فکر آسان است که هر چیزی که کار نیست لزوما اتلاف وقت است. با این حال، فعالیت‌هایی وجود دارند که می‌توانند بهره‌وری شما را افزایش دهند، حتی اگر در ظاهر شما را از کارتان دور می کنند.

۱. هنگام کار به موسیقی گوش کنید

بر اساس تحقیقات، گوش دادن به موسیقی در پس زمینه کار می تواند به بهبود تمرکز و بهره وری کمک کند. اصطلاح “اثر موتزارت” به این یافته اشاره دارد که موسیقی کلاسیک می تواند به تقویت قدرت مغز، به ویژه در زمینه استدلال فضایی، کمک کند.

دانشمندان بر این باورند این اثر به این دلیل است که گوش دادن به موسیقی و استدلال فضایی تکالیف مرتبطی هستند که از بخش‌های مشابه مغز استفاده می کنند. در نتیجه، گوش دادن به موسیقی در حین انجام کار دیگر می تواند به بهبود تمرکز و عملکرد فرد کمک کند.

اگرچه در موسیقی کلاسیک موتزارت چهره برجسته و سرشناس است، بااینحال، ژانرهای دیگر نیز می توانند سودمند باشند. بنابراین، اگر در حین کار روی پروژه ای چالش برانگیز دنبال یک محرک می گردید، آهنگی پخش کنید.

۲. زمانی برای استراحت داشته باشید

بر کسی پوشیده نیست که استرس می تواند بر سلامت ما چه از نظر روحی و چه از نظر جسمی تأثیر منفی بگذارد. اما چیزی که بسیاری از مردم از آن آگاه نیستند این است که حتی مقدار کمی استراحت می‌تواند به کاهش استرس و بهبود سلامت کلی ما کمک کند.

طبق پژوهش اخیر، تنها شش دقیقه مطالعه می تواند سطح استرس را تا ۶۸ درصد کاهش دهد. در حالی که به نظر می رسد ورزش کردن در زمان ناهار بر استرس شما می افزاید، تحقیقات نشان می دهد ورزش هنگام ظهر می تواند به کاهش استرس محل کار کمک کند.

بنابراین، دفعه بعد که احساس کردید خسته شدید، استراحت کنید و کاری را انجام دهید که از آن لذت می‌برید. این کار می تواند کلید افزایش بهره وری شما باشد.

۳. به تعطیلات بروید

دلایل متعددی وجود دارد که چرا تعطیلات می تواند چنین تأثیرات مثبتی بر شغل داشته باشد. اولا، تعطیلات استراحت لازم برای کار را فراهم می کند. این استراحت می تواند به کاهش استرس و فرسایش شغلی شما کمک کند، که به نوبه خود می تواند منجر به بهبود تمرکز و شفافیت ذهنی شود.

تعطیلات همچنین فرصتی برای احیا و تنظیم مجدد فراهم می کند که می تواند انرژی لازم برای مقابله با چالش های آینده را به شما بدهد. علاوه بر این، مرخصی می تواند به شما کمک کند تا دیدگاه جدیدی در مورد کار خود به دست آورید و راه های جدیدی برای نزدیک شدن به مشکلات آشنا بیابید.

بنابراین، اگر در مورد تعطیلات خود احساس گناه می کنید، اینطور نباشید! مزایای آن واضح است: تعطیلات می تواند شما را شادتر، سالم تر و موفق تر کند.

ابزارهای مناسب برای کمک به مدیریت بهتر زمان در محل کار

در دنیای پر سرعت امروز، مدیریت عاقلانه زمان از همیشه مهمتر است. خوشبختانه، تعدادی از برنامه های مفید وجود دارد که می تواند ادامه مسیر را آسان تر کند.

۱. فارست (Forest)

Forest یک برنامه خودسازی است که استفاده از رسانه دیجیتال شما را ردیابی و محدود می کند. این برنامه مانند پرستار بچه دیجیتال، به شما کمک می کند تا کارها را انجام دهید. هدف این برنامه تشویق شما به انجام یک فعالیت در یک زمان و جلوگیری از استفاده از برنامه های دیگر است.

این برنامه ساده است و پس از اتمام کار بدون حواس پرتی، احساس رضایت و پاداش را ارائه می دهد. نسخه پریمیوم آن به شما امکان می دهد خروجی اعضای تیم را در حین کاشت درخت با هم پیگیری کنید. همچنین می توانید با افزودن آنها به لیست «مجاز» برای استفاده در آن زمان، یک دوره مجاز برای برنامه های خاص تعیین کنید.

۲. فریدم (Freedom)

اینترنت مانع بزرگی بر سر راه تفکر زایا و نوآورانه است. اگرچه کاربرد رسانه های اجتماعی تحقیق و سرگرمی است، اما اگر همچنان برای بررسی برنامه های خود (اعم از فیس بوک، توییتر، اینستاگرام یا حتی ایمیل) منحرف شوید، انجام هر کار واقعی را دشوار می کند.

اپلیکیشن Freedom اساسا مانند محلی بدون حواس پرتی عمل می کند. این برنامه، مانند شبکه خصوصی مجازی (VPN) عمل می کند که شبکه فعلی شما را پوشش می دهد و از دسترسی به وب سایت های خاص در فواصل از پیش تعیین شده جلوگیری می کند. هر زمان که بخواهید در رایانه شخصی یا دستگاه تلفن همراه خود به یک وب سایت بالقوه حواس پرتی دسترسی پیدا کنید، یک پاپ آپ سبز رنگ ظاهر می شود.

هنگامی که انتخاب خود را انجام دادید و آن را تأیید کردید، باید رایانه را مجدداً راه اندازی کنید یا صبر کنید تا زمان تعیین شده بگذرد تا بتوانید دوباره به آن شبکه دسترسی پیدا کنید.

۳. نوشن (Notion)

اگرچه این نرم افزار قابلیت به چالش کشیدن Evernote را دارد، اما نرم افزار یادداشت برداری نوشن هنوز در ابتدای راه است. به گفته سازندگان نوشن، این برنامه یک ابزار ترکیبی یادداشت برداری و سازمان دهنده کار است، اما فاقد یک رابط ساده برای هر دو هدف است. با این حال، برای مبتدیان، می تواند یک برنامه عالی مدیریت کار نیز باشد.

۴. اسپارک (Spark )

Spark یک سرویس گیرنده ایمیل قدرتمند است که به صورت رایگان برای iPhone و iPad قابل دانلود است. دارای صندوق ورودی به روزشده، توانایی شخصی‌سازی کارها، اطمینان بالای اعلان‌ها و اتصال یکپارچه با فضای ذخیره‌سازی ابری و سایر خدمات است.

Spark همچنان یکی از بهترین جایگزین های رایگان برای Apple Mail است و آخرین نسخه آن با ویژگی های جدید از جمله نوار ابزار قابل تنظیم، آواتارهای تماس و پشتیبانی از حالت شبح (Dark Mode) جایگاه خود را در صدر لیست برنامه های مرتبط قرار داده است.

۵. ۱ برنامه۱Password 

بسیاری ۱Password را به دلیل مجموعه جامع از گزینه های امنیتی استاندارد و پیشرفته، یک مدیر رمز عبور عالی در نظر می گیرند.

شما می توانید به تعداد دلخواه رمزهای عبور جداگانه ایجاد کنید و در هر پلتفرم یا دستگاهی کار می کند.

ذخیره سازی و پر کردن خودکار فرم ها تنها چند مورد از ویژگی های صرفه جویی در زمان است که همراه با ۱Password همراه با FA2 ارائه می شود. خزانه ها همچنین می توانند برای ذخیره اسناد و یادداشت های امنیتی مورد استفاده قرار گیرند و این سیستم بسیار انعطاف پذیر است.

نتیجه

اتلاف وقت فعالیت هایی مانند دورکاری، جلسات غیر ضروری و سایر تکالیف هستند. این فعالیت ها ممکن است هر چیزی باشد، از پرسه زدن در رسانه‌های اجتماعی تا کارهای اداری بی‌معنی. این واقعیت که می‌توانید طعمه این انحرافات شوید، شما را به یک هنرمند، تاجر یا نویسنده بد تبدیل نمی‌کند. هنگامی که متوجه شدید چه چیزی باعث تلف کردن زمان شما می شود، می توانید اقداماتی را برای متوقف کردن آن انجام دهید.

منبع

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *